Hồ sơ hải quan: Yêu cầu giấy tờ và các quy định bắt buộc

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan là bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa thuận lợi thông quan. Tuy nhiên, tùy theo loại hàng hóa mà các quy định về hồ sơ, thủ tục sẽ có sự khác biệt. Để biết quy định về đối tượng và hồ sơ cần có khi xuất nhập khẩu hàng hóa qua hải quan, bạn hãy cùng Savills Industrial tìm hiểu ở bài sau.

Bộ hồ sơ hải quan yêu cầu những giấy tờ gì?

Quy định tại Khoản 8 – Điều 4 của Luật Hải Quan 2014 đã quy định cụ thể về hồ sơ hải quan cần phải có các giấy tờ sau:

– Mẫu khai hải quan

– Hóa đơn thương mại

– Chứng từ vận tải/vận đơn

– Giấy phép nhập khẩu/các văn bản có hiệu lực tương đương

– Chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc các giấy tờ tương đương.

– Tờ khai trị giá

– Giấy tờ chứng minh về cá nhân/tổ chức.

– Danh mục hàng hóa/thiết bị cần làm thủ tục thông quan.

– Hợp đồng ủy thác (nếu có).

Đối tượng nào cần làm thủ tục hải quan?

Quy định về đối tượng cần làm hồ sơ hải quan được ban hành tại Điều 6 – Nghị định 08/2015/NĐ-CP và được sửa đổi tại Khoản 4 – Điều 1 tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP. Cụ thể, các trường hợp cần chuẩn bị hồ sơ hải quan gồm có:

Các loại hàng hóa & vật phẩm gồm:

– Đá quý hoặc kim loại quý, vàng

– Hàng hóa xuất/nhập khẩu hay cần quá cảnh

– Tiền mặt Việt Nam hoặc tiền mặt ngoại tệ

– Các di vật/cổ vật/bảo vật

– Hành lý của người cần xuất/nhập cảnh

– Các vật phẩm khác

Các phương tiện vận tải theo quy định gồm:

– Phương tiện vận tải đường bộ

– Phương tiện vận tải đường sắt

– Phương tiện vận tải đường hàng không

– Phương tiện vận tải đường thủy

– Phương tiện vận tải đường thủy nội địa.

– Phương tiện vận tải đường sông.

Cập nhật đối tượng cần làm thủ tục thông quan theo quy định

Những quy định khi làm thủ tục hồ sơ hải quan

Muốn biết bộ hồ sơ hải quan gồm những gì còn tùy theo các loại hàng hóa cần làm thủ tục thông quan. Cụ thể, tại Điều 16 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC) quy định như sau:

Đối với hàng hóa nhập khẩu

– Bộ hồ sơ hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu cần sử dụng tờ khai hải quan theo Mẫu 01 Phụ lục II được ban hành cụ thể tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC.

– 01 bản chụp đối với các chứng từ/hóa đơn thương mại đối với trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.

– 01 bản chụp chứng từ vận tải/vận đơn nếu hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển bằng đường hàng không, đường biển, đường sắt.

– 01 bản chính bảng kê lâm sản nếu nhập khẩu gỗ theo quy định.

– 01 bản chính giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

– Giấy phép nhập khẩu/văn bản tương đương được cơ quan có thẩm quyền cấp.

– 01 bản chụp các chứng từ chứng minh cá nhân/tổ chức đủ điều kiện để nhập khẩu hàng hóa.

– 02 Bản chính tờ khai trị giá với 1 bản điện tử và 1 bản giấy.

– 01 bản chụp hợp đồng ủy thác/giấy tờ tương đương nếu hàng hóa được ủy thác nhập khẩu.

Đối với hàng hóa xuất khẩu

– Hồ sơ hải quan xuất khẩu sử dụng tờ khai hải quan theo Mẫu 02 Phụ lục II được ban hành cụ thể tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC.

– 01 bản chụp đối với các chứng từ/hóa đơn thương mại đối với trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.

– Nếu xuất khẩu nguyên liệu gỗ theo quy định phải có 01 bảng kê lâm sản .

– Giấy phép xuất khẩu/văn bản tương đương được cơ quan có thẩm quyền cấp.

– Giấy thông báo về kết quả kiểm tra chuyên ngành hay giấy thông báo miễn kiểm tra/giấy tờ tương đương.

– 01 bản chụp các chứng từ chứng minh cá nhân/tổ chức đủ điều kiện để xuất khẩu hàng hóa.

– 01 bản chụp hợp đồng ủy thác/giấy tờ tương đương nếu hàng hóa được ủy thác xuất khẩu.

Quy định về thủ tục xuất khẩu

Đối với hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế

Bên cạnh quy định về hồ sơ hải quan xuất/nhập khẩu cần chuẩn bị theo hướng dẫn ở trên, nếu hàng hóa thông quan nằm trong danh sách không chịu thuế sẽ cần cung cấp thêm các giấy tờ sau:

Hàng hóa viện trợ không hoàn lại từ nước ngoài cho Việt Nam hay hàng viện trợ nhân đạo cần có các giấy tờ:

– 01 bản chụp hợp đồng cung cấp hàng hóa nếu là cá nhân/tổ chức trúng thầu nhập khẩu.

– 01 bản chụp hợp đồng ủy thác nhập khẩu nếu hàng hóa thuộc dạng nhập khẩu ủy thác.

– Nếu là hàng viện trợ thuộc nguồn thu ngân sách trung ương cần có 01 bản chính văn bản xác nhận hàng hóa viện trợ của Bộ Tài Chính nếu hay các giấy tờ tương đương.

– Nếu hàng viện trợ thuộc nguồn thu ngân sách của địa phương cần có 01 bản chính xác nhận của Sở Tài Chính.

Đối với hàng hóa dùng cho dự án ODA cần có giấy tờ sau:

– 01 Bản chụp quyết định giao nhiệm vụ quản lý & thực hiện dự án của đơn vị chủ quản/ Bản phê duyệt dự án ODA của cơ quan chủ quản.

– 01 Bản chụp danh mục các hàng hóa viện trợ được lập bởi đơn vị thực hiện dự án.

– 01 Bản chụp hợp đồng cung cấp hàng hóa của dự án.

Đối với hàng hóa không chịu thuế là thiết bị, máy móc,… trong nước chưa sản xuất được phải nhập từ nước ngoài cần có giấy tờ sau:

– 01 Bản chụp hợp đồng cung cấp hàng theo kết quả đấu thầu hay những chứng từ tương đương.

– 01 Bản chụp hợp đồng ủy thác nhập khẩu nếu hàng hóa là trường hợp được ủy thác.

– Văn bản giao nhiệm vụ cho tổ chức tiến hành dự án, chương trình nghiên cứu khoa học & công nghệ do cơ quan chức năng có thẩm quyền phê duyệt.

– 01 Bản chụp hợp đồng ký kết với đối tác ở nước ngoài nếu là thuê giàn khoan, tàu bay, tàu thủy.

Đối với hàng hóa là vũ khí hay các vật dụng phục vụ cho an ninh quốc phòng cần có:

– 01 Bản chính xác nhận của Bộ Quốc Phòng/Bộ Công An đối với hàng hóa làm thủ tục.

Đối với hàng hóa nhập khẩu của doanh nghiệp cho thuê tài chính

– 01 bản chụp hợp đồng cho thuê tài chính đề cập rõ bên thuê là doanh nghiệp trong khu phi thuế quan, doanh nghiệp chế xuất.

Quy định liên quan tới hàng hóa không phải chịu thuế

Đối với hàng hóa miễn thuế xuất nhập khẩu

Đối với trường hợp này, hồ sơ hải quan sẽ cần cung cấp các giấy tờ sau:

– Các chứng từ được quy định tại mục 2.1, 2.2 và quy định ở Nghị định số 134/2016/NĐ-CP.

– Mẫu 06 danh mục hàng miễn thuế ban hành tại Nghị định số 134/2016/NĐ-CP. Có thể nộp bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo từng trường hợp làm thủ tục ở cơ quan tiếp nhận.

– 01 Bản chụp hợp đồng cho thuê hay đi thuê máy móc, phương tiện, thiết bị dùng trong hoạt động dầu khí hoặc giấy tờ tương đương.

– 01 Bản chụp hợp đồng chế tạo thiết bị, máy móc, phụ tùng,… phục vụ hoạt động dầu khí cung cấp cho cá nhân/tổ chức thực hiện hoạt động dầu khí. Hợp đồng có ghi rõ giá cung cấp, không gồm thuế.

– 01 Bản chụp hợp đồng chế tạo thiết bị, linh kiện, máy móc,… để tạo ra tài sản cố định của các đối tượng được hưởng chính sách ưu đãi đầu tư.

Đối với trường hợp giảm thuế

Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đối với hàng hóa được giảm thuế cần có các giấy tờ sau:

– Mẫu 03 Phục lục VIIa đề nghị giảm thuế gửi đến cơ quan hải quan thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.

– 01 Bản chụp hợp đồng bảo hiểm/giấy tờ tương ứng của tổ chức nhận bảo hiểm.

– Biên bản xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền về nguyên nhân thiệt hại.

– 01 Bản chính chứng nhận giám định về số lượng/tỷ lệ hàng hóa tổn thất.

Quy định về hàng hóa được giảm thuế

Đối với trường hợp không thu thuế

Đây là 1 trong các loại hồ sơ hải quan phổ biến. Khi chuẩn bị hồ sơ cần lưu ý:

– Đối với hàng hóa đã nhập khẩu nhưng phải tái xuất khẩu tới nước thứ 3 hay khu phi thuế quan cần có mẫu 05/CVĐNKTT/TXNK Phụ lục VI của công văn đề nghị không tính thuế xuất khẩu.

– Đối với hàng hóa đã xuất khẩu nhưng phải nhập khẩu trở lại Việt Nam hay các hàng hóa xuất/nhập khẩu nằm trong danh sách hoàn thuế nhưng chưa được nộp thuế cần có mẫu số 02 Phụ lục IIa được ban hành cùng với Thông tư số 39/2018/TT-BTC.

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan

Khi chuẩn bị đầy đủ mẫu bộ hồ sơ hải quan theo các trường hợp trên thì thủ tục cần phải tiến hành đúng thời gian theo quy định. Cụ thể như sau:

– Đối với hàng hóa xuất khẩu cần nộp hồ sơ hải quan khi hoàn tất việc tập kết hàng hóa ở điểm khai hải quan được thông báo. Thời gian quy định là chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải tiến hành xuất cảnh. Nếu là chuyển phát nhanh thì thời gian chậm nhất là 02 giờ.

– Đối với hàng hóa nhập khẩu phải làm thủ tục trong vòng 30 ngày trước khi hàng hóa tới cửa khẩu.

– Đối với các phương tiện vận tải được nêu ở Khoản 2 – Điều 69 của Luật Hải Quan 2014 thì giá trị của tờ khai hải quan chỉ có trong vòng 15 ngày, tính từ khi đăng ký.

Tìm hiểu thủ tục hải quan với Savills Industrial

Chuẩn bị hồ sơ hải quan là 1 trong những thủ tục hải quan quan trọng và  bắt buộc phải làm để việc thông quan thuận lợi. Mọi hàng hóa và phương thức vận tải khi đi qua biên giới quốc gia đều cần tiến hành thủ tục ở Chi cục Hải quan cửa khẩu (cảng quốc tế) hoặc Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).

Thủ tục này khá phức tạp bao gồm 9 bước sau:

1. Xác định cụ thể hàng hóa cần làm thủ tục để chuẩn bị giấy tờ theo quy định.

2. Ký hợp đồng mua bán.

3. Kiểm tra các chứng tờ, giấy tờ khách hàng cung cấp với hàng hóa cần thông quan.

4. Thực hiện đăng ký các kiểm tra chuyên ngành.

5. Hoàn tất tờ khai hải quan.

6. Nhận yêu cầu giao hàng.

7. Tiến hành thủ tục, hồ sơ hải quan theo quy định.

8. Nộp thuế & làm các thủ tục xuất/nhập khẩu

9. Hoàn tất thủ tục nhập/chuyển hàng vào kho.

10. Làm thủ tục thông quan.

Dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục hải quan chuyên nghiệp, uy tín

Có thể thấy, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan và làm các thủ tục thông quan đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ các quy định mới có thể hoàn tất thuận lợi, hạn chế rắc rối phát sinh. Đó là lý do nhiều cá nhân/tổ chức đã chọn tin tưởng Savills Industrial. Chúng tôi chính là sự lựa chọn đúng đắn để đảm bảo thủ tục thông quan của khách hàng được tiến hành nhanh chóng, hợp pháp. Dịch vụ có đội ngũ chuyên viên giỏi, am hiểu các quy định hải quan mới nhất. Đảm bảo thủ tục xuất/nhập khẩu được tiến hành đúng  quy định, tiết kiệm chi phí.